O Lean Coffee é uma estrutura de reunião que pode ser usada para qualquer fim, inclusive retrospectivas. Os participantes capturam o que deve ser discutido, montam uma agenda priorizada e começam a discussão. É uma prática completa para uma retrospectiva efetiva já que abrange quase todas as fases (com a exceção do opener e closer) da reunião.

Atividade: Lean Coffee
Elemento: Lc
Categorias: Coletando dados, Gerando insights, Decidindo o que fazer

Você vai precisar:

  • Post-its;
  • Canetas;
  • Adesivos em formato de bolinha, para dot voting. (ou pode-se usar a caneta caso não tenha).

Para rodar a atividade:

1- Crie um ‘mini kanban’ com 3 colunas: A discutir | Discutindo | Discutido . Veja no fim desse post como fazer isso para times distribuídos.

2- Peça para seu time colocar post its com os assuntos que desejam discutir durante a retrospectiva – pode ser livre (qualquer assunto) ou você pode focar em um tema específico (problemas relacionados ao processo de desenvolvimento, ao produto, as dependências… enfim) . É recomendado determinar um tempo para que essa etapa seja cumprida – 3-5min.

3- Agora que temos um backlog de assuntos a discutir, faça um dot-voting nesse itens, onde cada membro pode votar em 2 assuntos. Sempre que os assuntos elencados pelos participantes não forem totalmente compreendidos entre todos é interessante de que além de ler os itens os participantes expliquem os post its de sua autoria para auxiliar a decisão do restante do time de onde votar.

4- Ordene o backlog por número de votos. Assim se discutem os assuntos de maior relevância para todos primeiro.

5- O tempo que será discutido cada assunto deve ser decidido pelo time antes de iniciar a discussão. Algo entre 5-10min. Existem variações onde se dá mais tempo aos primeiros assuntos e esse tempo vai sendo reduzido para os outros cards (15 – 10 – 5 – 1), fica como opção para você!

6- Agora que temos os assuntos ordenados, puxa-se o assunto do topo para a coluna “A discutir”.

7- Inicie a discussão, não esquecendo de disparar o cronômetro. Se necessário, peça a quem criou o card iniciar a discussão. Como facilitador, garanta que seja uma discussão saudável em prol da melhoria contínua.

8- Caso o tempo termine antes do fim da discussão, faz-se um thumb voting: A maioria com o polegar para cima, segue mais o tempo decidido (5-10min). A maioria com o polegar para baixo, encerra-se a discussão desse cartão.

9- Antes que o tempo e a discussão termine, é importante decidir o que fazer com o item. Interessante que a discussão seja guiada para resolver ou minimizar o problema ao invés de somente ‘reclamar’ do assunto. O que se pode fazer para resolver/minimizar o problema?

10- Itens de ação definidos, discussão encerrada. Mova o card para a coluna “Discutido” e puxe o próximo card do topo da coluna “A discutir” para a coluna “Discutindo”.  Repita o processo até o fim do tempo da reunião ou dos itens (caso seja importante endereçar todos).

 

Fotos:

Conteúdo extra:

  • Uma boa prática é antes de iniciar a próxima retrospectiva com o Lean Coffee, que se visite os itens de ação da última para garantir que eles estão sendo endereçados e a melhoria contínua exista. Não há melhoria onde se reclama sempre dos mesmos problemas e nada se faz, certo?
  • Lean Coffee para times remotos: Outra dica, para quem times remotos é utilizar ferramentas como o Trello (trello.com) ou o IdeaBoardz (ideaboardz.com) para fazer essa reunião por Hangout, Skype ou sua ferramenta de video conferência favorita. Funciona muito bem! Os votos podem ser feitos pedindo que cada membro do time se coloque como membro do card que quer votar. Pode-se usar um cronômetro online para que todos vejam o tempo faltante.

Fonte da atividade: http://leancoffee.org/

Faltou alguma coisa nesse post? Já aplicou essa atividade e tem algo mais para compartilhar? Comente!

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